Про мережу

Ігор Товкач

Найактуальнішим завданням сьогодення у сфері архівної справи і діловодства є розвиток та використання комп’ютерних (електронних) засобів зберігання і поширення інформації. Провідним напрямком модернізації архівної справи є її інформатизація, тобто впровадження нових технологій, які підвищують якість і ефективність праці архівних працівників, забезпечують якнайшвидший доступ до архівної інформації та отримання її користувачами (дослідниками).

Державною архівною службою України (далі - ДАСУ) вирішуються питання практичного впровадження в повсякденну діяльність архівних установ вимог нормативно-правових актів, які прийняті Кабінетом Міністрів України впродовж останніх років, щодо розбудови інформаційного суспільства в нашій країні.

На вимогу ДАСУ центральні, галузеві та державні архіви областей створили власні сайти, в наслідок чого значно збільшився доступ громадськості до архівної інформації, що в цілому, сприяло підвищенню якісного показника в діяльності цих архівів.

Проте на початковому рівні, а саме: міські та районні архівні установи (архівні відділи райдержадміністрацій, трудові архіви районів), в своїй переважній більшості, взагалі не мають не тільки власних сайтів і серверів для зберігання та управління електронними документами, а й окремих сторінок на сайтах райдержадміністрацій та міських рад. Саме з цієї причини вони залишаються осторонь процесу розбудови інформаційного суспільства .

«Електронна мережа архівів Київщини» (далі – Мережа) - амбітний проект Державного архіву Київської області (далі – ДАКО) під керівництвом заступника директора-головного зберігача фондів Бойко Г.В., направлений на усунення цієї прогалини в установах початкового рівня і орієнтований на практичну реалізацію одного з основних пріоритетів розвитку архівної справи – розширення доступу до архівної інформації, створення електронних архівів, упровадження електронного документообігу.

Вперше в архівній галузі України всі архівні установи міст та районів області за короткий період (шість місяців – з червня по грудень 2012 р.) отримали повноцінні спеціалізовані сайти. Переважна більшість з них станом на 1.01.2013 р. вже наповнили їх необхідними даними і таким чином, долучились до виконання основних пріоритетів розвитку архівної справи.

Радикальне впровадження інформаційних технологій в архівних установах початкового рівня у найвіддаленіших куточках Київської області, стало можливим завдяки продуманим тактичним діям групи спеціалістів ДАКО, зокрема, начальника відділу використання інформації документів кандидата історичних наук Бєлої О.М., яка є автором функціоналу «Електронні журнали» та спеціально створеному програмному забезпеченню з широкими можливостями, яке будучи зорієнтованим на основні вимоги Державної архівної служби України щодо змісту сайтів архівних установ, надало можливість співробітникам архівних установ наповнити свої сайти необхідними даними.

Слід окремо зазначити, що офіційні сайти своїх установ співробітники архівів наповнюють даними та редагують самостійно - без допомоги комп’ютерних спеціалістів, оскільки таку можливість забезпечує відповідний функціонал сайту кожної архівної установи, яка входить до «Електронної мережі архівів Київщини».

Розгортання проекту «Електронна мережа архівів Київщини» розпочалось після того, як 5.06.2012 р. на Всеукраїнській конференції «Впровадження інформаційних технологій в архівну галузь», що проходила в м. Бориспіль Київської області, учасникам було презентовано даний проект спеціалістами ДАКО та запропоновано керівникам архівних установ Київської області долучатись до його розбудови.

До 12.11.2012 р. пройшла апробація Мережі, виявлені недоліки, зокрема, пов`язані з людським фактором - усунуті, також були розроблені відповідні методичні рекомендації. На 12.11.2012 р. до Мережі приєдналась переважна більшість архівних установ Київщини.

З 13.11.2012 р. було впроваджено спеціалізований програмний модуль для автоматичного збирання різнотематичної статистики, як з окремих сайтів архівних установ, так і з Мережі в цілому. Аналіз даних щодо відвідування сайтів архівних установ Мережі за допомогою спеціальних функціоналів вказаного модуля, дав однозначну відповідь, що вже на початковому етапі розбудови Мережі – даний проект викликав значний інтерес з боку користувачів. Так, протягом першого місяця збирання статистичних даних (з 13.11. по 13.12.2012 р.), сайти архівних установ Мережі було відвідано 2016 разів, з них 35% - це відвідувачі з іноземних країн, при цьому переглянуто 14102 сторінки. Це свідчить про величезний інтерес громадськості до інформаційних ресурсів районних архівів, що дозволяє спрогнозувати, що з часом він тільки зростатиме.

Реалізація проекту «Електронна мережа архівів Київщини» розпочалася 5.06.2012 р., яким передбачалось створення сайтів для кожної архівної установи області. Станом на 1.01.2013 р. цей процес практично завершено. З січня 2013 р. йде процес по наповненню сайтів необхідними даними, а в деяких архівах з цим справились вже на 100%. На спеціальній сторінці сайту Мережі, можна ознайомитись з станом наповнення даними сайтів архівних установ:перейти.

Використання новітніх інформаційних технологій розширює функціональні можливості сайтів архівів, що дозволяє Мережі динамічно розвиватися. Цьому також сприяє кропітка робота спеціалістів Державного архіву Київської області, які здійснюють моніторинг стану розбудови сайтів Мережі за показниками наявності інформації та якості інформаційного наповнення та надають необхідну допомогу працівникам архівних установ районів для підвищення рівня контенту, який розміщено на офіційних сайтах їхніх установ. Високопрофесійна робота компанії «Старлайн телеком» - оператора Мережі, яка забезпечує функціонування, оброблення та розміщення інформації на веб-вузлах, також є невід’ємною складовою успішного розвитку Мережі.

Всі, кого цікавить проект “Електрона мережа архівів Київщини”, можуть спостерігати за його розбудовою на порталі:

http://archives.kiev.ua/

Зауваження та пропозиції прошу надсилати представнику розробника Системи на його пошту:
tovkach.igor@gmail.com